Febbraio 2007: Google annuncia a Parigi il lancio di Google Apps, l’offerta di comunicazione e collaborazione nel cloud.
Giugno 2011: Microsoft lancia ufficialmente Office 365, la sua soluzione.
In pochi giorni, decine di articoli e blog sono stati pubblicati per confrontare le due offerte.
Office 365, sfidante di Google Apps!
Ciò che mi ha colpito di più? La maggior parte dei commenti ruotano attorno al tema:
“Office 365, la risposta di Microsoft a Google Apps”.
E‘ il mondo al contrario!! Da sfidante ultimo arrivato, Google Apps diventa “il prodotto da battere”, è un segnale forte dell’impatto che Google Apps ha avuto in questi 4 anni.
Google ha anticipato questo annuncio con un certo humor pubblicando un blog , dal titolo non certo casuale: “365 motivi per considerare Google Apps”. In linea con la cultura web, il team di Google ha usato il “crowdsourcing” per trovare i 365 motivi.
Quando Microsoft, il player dominante in carica dell’informatica individuale dagli 90 anni (Office) annuncia una nuova offerta, nessuno può ignorarlo. Nelle righe seguenti metterò in evidenza il più chiaramente possibile le profonde differenze tra Google Apps e Office 365, per aiutare le aziende a scegliere la prossima soluzione “Cloud” con la massima cognizione di causa.
Tecnologia
E’ necessario “tornare ai fondamentali” per superare l’ambiguità che circonda gli annunci di alcuni fornitori.
Microsoft proclama che Office 365 è una soluzione di cloud computing: questo è corretto, tecnicamente?
- La risposta a questa domanda è chiara: NO!
L’offerta Office 365 manca di due elementi chiave:
1. Browser vs “thick client”.
Esiste una versione “base” di Office 365 accessibile da un browser, ma per “lavorare sul serio”, con le versioni professionali, è necessario utilizzare un thick client, Office 2010 / Outlook 2010 sulla workstation.
Al contrario, la totalità delle funzioni di Google Apps sono disponibili in un browser da qualsiasi PC, Macintosh, tablet o smartphone.
Non siete ancora convinti? Chiedete agli sfortunati CIO che si sono fatti incastrare da Microsoft e hanno implementato l’antenato di Office 365, BPOS, nel 2010.
Nel 2011 Microsoft ha annunciato loro, nella massima tranquillità, che dovranno attrezzarsi per realizzare una migrazione completa, ed entro 12 mesi, verso Office 365.
Il che rappresenta indubbiamente un’ottima notizia per i “partner” di Microsoft che si porteranno a casa un sacco di soldi per gestire questa complessa migrazione.
D’altra parte, per i clienti …
Anche i più vecchi clienti di Google Apps, come ad esempio in Francia la Valeo o Revevol, che ha iniziato a lavorare con questa soluzione nel 2007, non hanno mai dovuto affrontare nemmeno una singola migrazione, nonostante i continui miglioramenti dell’offerta; più di 100 innovazioni sono state proposte solo nel corso del 2010.
Mi auguro che le poche aziende, e CIO, che sarebbero ancora tentate di migrare a Office 365 abbiano imparato la lezione; devono già mettere a budget la migrazione alla prossima versione dell’offerta di Microsoft. Si chiamerà Office 366, per tenere conto degli anni bisestili?
Sarà dura spiegare tutto questo al senior management, al CFO e agli utenti; non vorrei essere al loro posto.
2. Multi-tenant vs multi-istanza.
Da oltre 10 anni, con l’arrivo della prima grande soluzione SaaS (Software as a Service) di mercato – Salesforce – conosciamo i vantaggi di un software multi-tenant:
- Una sola istanza del software per tutte le aziende.
- Tutti gli utenti utilizzano la stessa versione del software, l’ultima (e l’unica) disponibile.
- Qualsiasi aggiornamento da parte del vendor è immediatamente disponibile per tutti.
Google Apps è nativo multi-tenant, come tutti i SaaS moderni.
Office 365? Risposta chiara: no!
Ci sono ancora due versioni diverse di Office 365:
- La S, per “Standard”, dedicata a piccole e medie organizzazioni.
- Versione D, per “Dedicated” che, come suggerisce il nome, è la versione multi-istanza ed è riservata alle aziende di grandi dimensioni. Ogni società avrà la propria istanza di Office 365 con server e file dedicati.
E’ proprio Eron Kelly stesso, Manager BPOS e Office 365 di Microsoft, che dice in un commento ripreso da Mary Jo Foley nel suo blog : “Microsoft is so confident that it is multitenant-ready that it is planning to phase out over the next couple of years the Office 365- D (Dedicated) SKU. It isn’t doing so within the coming year – Kelly said – but we expect one more generation of Dedicated, and then ultimately think (almost) all our customers are likely to go S (Standard).”
(“Microsoft è abbastanza sicura di essere pronta per il multi-tenant che sta pianificando di eliminare gradualmente nei prossimi due anni l’ Office 365 – D (Dedicated). Non entro il prossimo anno, ha detto Kelly, ma “ci aspettiamo ancora una generazione di Dedicated, e poi alla fine pensiamo che (quasi) tutti i nostri clienti andranno probabilmente sulla S (Standard).”)
Tradotto in breve: no multi-tenancy per le grandi imprese prima del 2013.
Riassumiamo:
- Tecnicamente, Google Apps è una soluzione di cloud computing.
- Tecnicamente, Office 365 non è una soluzione di cloud computing.
Mobilità
“Anywhere, Anytime, Any device” (sempre e ovunque, su qualsiasi strumento).
Per il sottoscritto, e per un numero crescente di persone, la mobilità è una priorità quando si tratta di scegliere i miei strumenti di lavoro.
IPad o WebOS, Smartphone IOS o Android, Notebook o ChromeOS … sono tutti dispositivi mobili che ho già usato o che utilizzerò nei prossimi mesi.
E’ una delle grandi conquiste dell’IT negli ultimi anni: posso usare la stragrande maggioranza dei dispositivi mobili per lavorare, l’unico vincolo che ho per accedere a Google Apps è quello di avere a disposizione un browser moderno.
Con Office 365, facciamo in un attimo un balzo all’indietro nel tempo a molti anni fa, quando solo un “oggetto Microsoft” poteva accedere alle applicazioni aziendali.
Perfino Office per Mac non funziona per lavorare con Office 365, il massimo!
In questo articolo , l’autore analizza quello che possiamo o non possiamo fare, con i principali dispositivi per il mercato mobile, e trae una conclusione chiara:
“In pratica, Office 365 è inutilizzabile per un oggetto in movimento”. C’è comunque – avete indovinato – un’eccezione: Windows Mobile 7, notoriamente il sistema operativo mobile più diffuso al mondo!
Ancora peggio:
"It’s shocking that Office 365's Web apps rely on ActiveX and Silverlight controls for many of their capabilties. That proprietary dependence is why any browser other than a Microsoft one has at best limited access to the documents."
(“E ‘scioccante che le web apps di Office 365 dipendano, per molte delle loro funzioni, dai controlli ActiveX – pensavo che questa catastrofe fosse scomparsa – e Silverlight. Questa dipendenza da strumenti proprietari spiega perché un qualsiasi browser non Microsoft riesca a ottenere, nella migliore delle ipotesi, solo un accesso limitato ai documenti”)
Per riassumere: se desiderate impedire ai vostri dipendenti di accedere agli strumenti per la collaborazione e la comunicazione del futuro dai moderni dispositivi mobili, fate la scelta di Office 365.
Collaborazione
Collaborazione nativa o nativo per il tuo PC? Anche su questo, le differenze tra Google Apps e Office 365 sono chiarissime.
Tutti i contenuti creati con Google Apps, testo, immagini, presentazioni, blog, wiki, video sono nativamente condivisibili … e … condivisi. Questo è vero per tutti gli utenti all’interno dell’azienda, ma è anche vero per tutte le persone con cui si desidera collaborare e condividere: partner, fornitori o clienti.
Con Office 365, nelle versioni professionali, il caro vecchio Office (sì, l’Office degli anni 90) rimane lo strumento preferito per la creazione di contenuti. Possiamo quindi, se la condivisione è veramente indispensabile, trasferirli su uno ”Sharepoint”.
E ‘sempre possibile trasformare una carrozza trainata da cavalli sostituendoli con un motore, ma questo non la farà certo diventare una moderna automobile!
Riassumendo: sì, è possibile ottenere degli utilizzi collaborativi con Office 365; ma la pesantezza la complessità e la rigidità della soluzione resteranno degli importanti fattori di inibizione.
Si tratta di una soluzione eccellente per le aziende che temono che la collaborazione diffusa disturbi e sconvolga la loro tradizionale cultura gerarchica.
Budget
Qualsiasi responsabile degli acquisti e qualsiasi direttore finanziario vorrebbero trovarsi molto più spesso di fronte a decisioni così facili da prendere.
Google Apps ha due grandi vantaggi nei confronti di Office 365: la semplicità delle tariffe e il costo inferiore.
1 – Semplicità delle tariffe
Google Apps costa, da 4 anni, sempre lo stesso prezzo, € 40 all’anno per persona. Il prezzo è lo stesso per tutti, “ça va sans dire …”
Al contrario, il calcolo del reale costo pieno di una soluzione Office 365 richiede giorni di lavoro di un team di abili analisti. Questa è probabilmente la prima giustificazione per Office 365, perché Excel 2010 non sarà troppo per analizzare e confrontare le diverse opzioni.
Dobbiamo, subito a priori, fare delle scelte difficili: chi avrà “diritto” alla versione di lusso, chi dovrà accontentarsi delle versioni minimali?
Questo mi fa venire in mente la scelta delle auto aziendali nelle grandi organizzazioni sclerotizzate: grandi macchinoni per i grandi capi, macchine molto piu’ piccole per i commerciali, anche se fanno il triplo dei chilometri dei primi, che oltretutto magari hanno diritto all’autista.
Con Google Apps, non c’è più nessun “segno esteriore” del potere o dello status: il 100% dei collaboratori ha accesso all’unica versione disponibile, la più completa!
2 – Costo della soluzione.
Con Google Apps è impossibile spendere più di 50 dollari all’anno per persona.
Le versioni enterprise di Office 365 costano, come mostrato nella tabella qui sopra, da 10 a 27 dollari al mese a persona. Da 2 a 7 volte più costoso!
Facciamo un rapido calcolo, su 5 anni per una società con 10 000 utenti che abbia scelto la versione Enterprise 3 a 24 dollari.
Perché cinque anni? Perchè raramente le grandi aziende cambiano più spesso gli strumenti di produttività individuale e collaborazione.
Google Apps: 10 000 x 50 x 5 = 2,5 milioni dollari
Office 365: 10 000 x 24 x 12 x 5 = 14,4 milioni di dollari
Un risparmio di 12 milioni di dollari: peccato perderselo!
Molto più facile! Molto più economico! Il caso, dal punto di vista finanziario, è chiuso.
Complessità
Certo, bisogna riconoscere che Microsoft ha il genio della complessità!
All’atto dell’annuncio del 28 Giu 2011, con Steve Ballmer sul palco, Microsoft presenta 11 piani diversi.
Piccolo promemoria: al tempo erano già passati quattro anni da quando Google Apps è sul mercato … con un unico piano.
Io non insulterei mai Microsoft sostenendo che non siano in grado di proporre delle opzioni semplici, comprensibili dai comuni mortali.
Questa complessità ha un costo elevato, come ricorda questo articolo il quale ritiene che essa sia una grande notizia per Google.
Questa citazione, estratta da un sito di Microsoft, è un piccolo capolavoro letterario:
"We encourage you to buy the plan family (Plans P or E) if you want to move forward with in the future. If, after purchase, you decide you want a plan from a different family, you will have to cancel your subscription and then buy a different plan (e.g., cancel your subscription to Plan P and then buy Plan E). Please be aware that your data may not be preserved, and you will have to provide sign up information again".
(“Vi invitiamo ad acquistare il piano famiglia (Piano D o E) se si desidera modificarlo in seguito. Se, dopo l’acquisto, decidete che vi serve un piano da una famiglia diversa, dovrete annullare la sottoscrizione e quindi acquistare un piano diverso (ad esempio, annullare l’abbonamento al piano P e poi acquistare il piano E). Siate consapevoli che i vostri dati non saranno conservati, e che dovrete fornire nuovamente le informazioni di sottoscrizione”).
E‘ difficile essere più efficaci nello scoraggiare un potenziale acquirente.
Quali sono le possibili ragioni che hanno portato Microsoft a questo viaggio assurdo nella complessità? Ne vedo almeno tre:
- Le tariffe attuali delle soluzioni convenzionali di Microsoft, “on-premise”, installate nei data center e sui PC delle aziende hanno raggiunto livelli ancora più elevati di complessità. L’offerta Office 365 continua in questa logica e rende estremamente difficile un confronto oggettivo dei rispettivi costi tra le soluzioni “storiche” e Office 365.
- II commerciali Microsoft possono più facilmente “negoziare” degli sconti con i loro clienti piu’ importanti.
- Rimane molto difficile per i CIO e i responsabili degli acquisti di diverse società mettere a confronto le loro capacità negoziali.
Dialogo “immaginario” tra CIO e CEO
DG: sento parlare sempre di più del cloud; cosa facciamo in quest’ambito nella nostra azienda?
DSI: Ho una grande notizia: il nostro fornitore attuale, Microsoft, ha annunciato Office 365, un’offerta che presenta come Cloud.
DG: Office 365? Word, Excel, PowerPoint? Nel cloud?
DSI: ma no, Office 365 è molto di più, ci sono anche e-mail, calendario, le soluzioni che abbiamo già installato da tempo, come Exchange e Sharepoint.
DG: Se sono le stesse soluzioni di sempre, cosa c’è di nuovo?
DSI: Con Office 365, teniamo i nostri prodotti “legacy”, a cui tutti sono abituati, ma possiamo darci delle arie e sembrare “moderni” dicendo che implementeremo delle applicazioni sul Cloud.
DG: se ho capito bene, “migriamo verso il cloud” senza cambiare nulla.
DSI: esatto! Stesso fornitore, stessi strumenti, stesse modalità di utilizzo, ma siamo in grado di comunicare a tutti il nostro “approccio innovativo” verso il cloud.
DG: un progetto di migrazione, per non cambiare niente? Sicuro che sia davvero una buona idea?
… (vi lascio proseguire il dialogo, a seconda della vostra sensibilità).
Va da sé che un tale dialogo è totalmente “immaginario” e che tali idee non possono attraversare un solo momento la mente di un DG o CIO con un minimo di buon senso …
Una lotta senza quartiere, e ne vedremo delle belle!
L’Università del Nebraska ha ammesso pubblicamente che Microsoft ha pagato $ 250 000 per “facilitare” la migrazione a Office 365 e non cedere alla “tentazione” Google Apps!
Tutti sono a conoscenza di queste pratiche “etiche”, ma sono pochi i clienti disposti a confermarle pubblicamente.
Non bisogna mai dimenticare i fondamenti economici dietro questa battaglia di giganti: Office 365 perpetua la soluzione Office sul posto di lavoro!
Nel 2011, sono ancora 1000 milioni gli utenti di Office sul posto di lavoro, il che porta ogni anno circa 13 miliardi di dollari in profitti nelle tasche di Microsoft.
Quanti saranno nel 2020?
- 100 milioni al massimo, se Google Apps e le soluzioni veramente cloud prevarranno.
- da 400 a 500 milioni se Microsoft sarà riuscita a vendere un sacco di Office 365.
Non siate sorpresi dal marketing aggressivo di Microsoft Office circa 365 nei prossimi mesi!
Conclusione: quale soluzione? Per chi?
Spero che, dopo aver letto questo testo, avrete compreso meglio fino a che punto Google Apps e Office 365 siano soluzioni “molto simili”, oppure no!
Office 365: per le aziende che non desiderano affatto migrare verso il cloud e preferiscono mantenere strumenti tradizionali, travestiti da soluzioni cloud.
Google Apps per le aziende che hanno capito che il cloud è il futuro dell’informatica, e che soltanto le soluzioni cloud “autentiche” possono essere d’aiuto ad avere successo in questa migrazione.
Qualche volta, la scelta tra soluzioni concorrenti è “limpida”, talmente sono grandi le differenze, e questo è il caso di Microsoft Office 365 e Google Apps.
Raramente prendere una decisione intelligente sarà più facile.
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